Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων

Ρόλοι

Υπεύθυνος επεξεργασίας: ο οργανισμός-πελάτης. Εκτελών την επεξεργασία: η Advisable. Η επεξεργασία γίνεται αποκλειστικά για την λειτουργία του καναλιού αναφορών και μόνο κατ' εντολή του υπευθύνου.

Αντικείμενο και διάρκεια

Αντικείμενο: παραλαβή, αποθήκευση και διαχείριση αναφορών και της συνοδευτικής επικοινωνίας. Διάρκεια: όσο ισχύει η συνδρομή, πλέον της περιόδου διατήρησης που ορίζει ο υπεύθυνος.

Κατηγορίες υποκειμένων: αναφέροντες, πρόσωπα που κατονομάζονται σε αναφορά, μάρτυρες, και οι διαχειριστές του πελάτη. Κατηγορίες δεδομένων: περιεχόμενο αναφορών, στοιχεία επικοινωνίας εφόσον δοθούν, συνημμένα, μηνύματα, δεδομένα λογαριασμού. Ενδέχεται να περιλαμβάνονται ειδικές κατηγορίες δεδομένων, καθώς μια αναφορά μπορεί να αφορά υγεία, συνδικαλιστική δράση ή ποινικές διώξεις.

Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

Τα δεδομένα αποθηκεύονται και επεξεργάζονται σε διακομιστές της Amazon Web Services στη Φρανκφούρτη της Γερμανίας (περιοχή eu-central-1), εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Κρυπτογράφηση σε μεταφορά με TLS. Κρυπτογράφηση περιεχομένου αναφορών, μηνυμάτων, σημειώσεων και συνημμένων σε επίπεδο εφαρμογής με AES-256-GCM και κλειδιά παραγόμενα ανά οργανισμό.

Πρόσβαση μόνο σε ρητά εξουσιοδοτημένα πρόσωπα του πελάτη, με ρόλους διαχειριστή και συνδιαχειριστή, δυνατότητα άμεσης ανάκλησης και διαθέσιμη επαλήθευση δύο βημάτων. Απομόνωση δεδομένων ανά οργανισμό σε επίπεδο βάσης με πολιτικές row level security.

Αμετάβλητο αρχείο ενεργειών για κάθε προβολή, αλλαγή, απάντηση και λήψη αρχείου. Αυτόματη αφαίρεση μεταδεδομένων από κάθε συνημμένο πριν την αποθήκευση, με απόρριψη μορφών που δεν μπορούν να καθαριστούν.

Καμία καταγραφή διεύθυνσης IP του αναφέροντος σε οποιοδήποτε σημείο του συστήματος.

Υπεργολάβοι

Amazon Web Services EMEA SARL — φιλοξενία, Φρανκφούρτη, ΕΕ.

Resend, Inc. — αποστολή email ειδοποιήσεων. Εταιρεία ΗΠΑ με υποδομή αποστολής στην Ιρλανδία· η μεταφορά καλύπτεται από τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες. Δεν διαβιβάζεται περιεχόμενο αναφοράς.

Cloudflare, Inc. — DNS και διανομή για τη σελίδα παρουσίασης. Δεν μεσολαβεί στα κανάλια αναφορών των πελατών.

Ο πελάτης ενημερώνεται πριν από κάθε προσθήκη ή αντικατάσταση υπεργολάβου και δύναται να εναντιωθεί.

Περιστατικά και συνδρομή

Ειδοποιούμε τον υπεύθυνο επεξεργασίας χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση μόλις αντιληφθούμε παραβίαση δεδομένων, με τις πληροφορίες που απαιτεί το άρθρο 33 ΓΚΠΔ. Συνδράμουμε σε αιτήματα υποκειμένων, σε εκτιμήσεις αντικτύπου και σε ελέγχους.

Στη λήξη της σύμβασης, τα δεδομένα διαγράφονται ή επιστρέφονται κατ' επιλογή του υπευθύνου, εκτός εάν η διατήρηση επιβάλλεται από το δίκαιο.