Πολιτική Απορρήτου

Ποιος είναι υπεύθυνος επεξεργασίας

Για τις αναφορές που υποβάλλονται στο κανάλι ενός οργανισμού, υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο οργανισμός αυτός. Η Advisable, ως πάροχος της πλατφόρμας whistlable, ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό του και μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες του.

Για τα δεδομένα του λογαριασμού του πελάτη — στοιχεία εταιρείας, στοιχεία επικοινωνίας, στοιχεία τιμολόγησης — υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η Advisable.

Τι δεν καταγράφουμε

Δεν καταγράφουμε και δεν αποθηκεύουμε τη διεύθυνση IP του προσώπου που υποβάλλει αναφορά. Δεν υπάρχει τέτοια στήλη σε κανέναν πίνακα της βάσης, ούτε στο αρχείο καταγραφής ενεργειών. Κατά συνέπεια δεν υπάρχει τέτοιο στοιχείο να ζητηθεί από αρχή, να παραδοθεί σε εργοδότη ή να διαρρεύσει.

Δεν χρησιμοποιούμε υπηρεσίες analytics, cookies παρακολούθησης, διαφημιστικά αναγνωριστικά ή scripts τρίτων στη σελίδα υποβολής αναφοράς. Το μόνο cookie που τίθεται εκεί είναι τεχνικά απαραίτητο: ένα βραχύβιο cookie συνεδρίας μετά την είσοδο με κωδικό υπόθεσης, και η επιλογή γλώσσας.

Δεν απαιτούμε λογαριασμό, email ή τηλέφωνο για να υποβληθεί αναφορά.

Τι δεδομένα επεξεργαζόμαστε

Από τον αναφέροντα: το περιεχόμενο της αναφοράς και τις απαντήσεις στο ερωτηματολόγιο, τυχόν συνημμένα αρχεία, τα μηνύματα που ανταλλάσσει με τον υπεύθυνο, και — μόνο εφόσον επιλέξει να τα δώσει — ονοματεπώνυμο, θέση και στοιχεία επικοινωνίας.

Από τον οργανισμό: επωνυμία, διακριτικό τίτλο, ιστοσελίδα, ΑΦΜ και ΔΟΥ, στοιχεία υπευθύνου επικοινωνίας, στοιχεία τιμολόγησης, και τους λογαριασμούς των προσώπων που διαχειρίζονται αναφορές.

Αυτόματα: αρχείο ενεργειών των διαχειριστών (ποιος άνοιξε, άλλαξε, απάντησε ή κατέβασε τι και πότε) χωρίς κανένα αναγνωριστικό του αναφέροντος.

Νομική βάση

Η επεξεργασία των αναφορών γίνεται για τη συμμόρφωση του οργανισμού με νομική υποχρέωση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄ ΓΚΠΔ), δηλαδή τον Ν. 4990/2022 και την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937. Για οργανισμούς κάτω των 50 εργαζομένων, όπου δεν υφίσταται υποχρέωση, βάση είναι το έννομο συμφέρον (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄).

Η επεξεργασία των δεδομένων λογαριασμού και τιμολόγησης βασίζεται στην εκτέλεση της σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄) και σε νομική υποχρέωση για τα φορολογικά στοιχεία.

Πού βρίσκονται τα δεδομένα

Τα δεδομένα αποθηκεύονται και επεξεργάζονται σε διακομιστές της Amazon Web Services στη Φρανκφούρτη της Γερμανίας (περιοχή eu-central-1), εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Το περιεχόμενο των αναφορών, τα μηνύματα, οι εσωτερικές σημειώσεις και τα συνημμένα αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα (AES-256-GCM) με κλειδιά που παράγονται ξεχωριστά για κάθε οργανισμό. Ένα αντίγραφο της βάσης χωρίς το κλειδί δεν αποκαλύπτει περιεχόμενο.

Τρίτοι που εμπλέκονται

Amazon Web Services EMEA SARL (Λουξεμβούργο) — φιλοξενία υποδομής στη Φρανκφούρτη. Δεν έχει πρόσβαση σε αναγνώσιμο περιεχόμενο αναφορών.

Resend, Inc. (ΗΠΑ) — αποστολή email ειδοποιήσεων, με υποδομή αποστολής εντός ΕΕ (Ιρλανδία). Πρόκειται για μεταφορά προς εταιρεία τρίτης χώρας και διέπεται από τις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Τα emails μας δεν περιέχουν ποτέ περιεχόμενο αναφοράς: μεταφέρουν μόνο διευθύνσεις παραληπτών, τον κωδικό υπόθεσης και την ειδοποίηση ότι υπάρχει κάτι νέο. Αν επιλέξατε επικοινωνία μόνο μέσω της πλατφόρμας, η διεύθυνσή σας δεν φτάνει ποτέ σε αυτόν τον πάροχο.

Cloudflare, Inc. — DNS και δίκτυο διανομής για τη σελίδα παρουσίασης whistlable.com. Τα κανάλια αναφορών των πελατών εξυπηρετούνται σκόπιμα χωρίς αυτόν τον πάροχο, ώστε να μην διέρχεται από τρίτο η επισκεψιμότητα των αναφερόντων.

Πόσο κρατούνται

Κάθε οργανισμός ορίζει τη δική του περίοδο διατήρησης για τις ολοκληρωμένες υποθέσεις, από 1 έως 120 μήνες, με προεπιλογή 60 μήνες. Μετά τη λήξη τα δεδομένα διαγράφονται οριστικά.

Κρατείται ένα μόνο αντίγραφο ασφαλείας, το οποίο αντικαθίσταται καθημερινά. Δεν διατηρούμε ιστορικά αντίγραφα, ώστε μια αναφορά που διαγράφηκε να μη συνεχίζει να υπάρχει σε παλαιότερο αρχείο.

Τα δικαιώματά σας

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, εναντίωσης και φορητότητας. Για δεδομένα που αφορούν αναφορά, τα αιτήματα απευθύνονται στον οργανισμό που είναι υπεύθυνος επεξεργασίας· εμείς τον υποστηρίζουμε τεχνικά.

Σημαντικός περιορισμός: αν υποβάλατε ανώνυμα, δεν μπορούμε να συνδέσουμε την αναφορά με εσάς — γι' αυτό ακριβώς είναι φτιαγμένο έτσι το σύστημα. Η μόνη απόδειξη σύνδεσης είναι ο κωδικός υπόθεσης και η φράση πρόσβασης που κρατήσατε.

Δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (dpa.gr).

Επικοινωνία

Για κάθε ερώτημα σχετικά με την παρούσα πολιτική: whistlable@advisable.com